Вопрос-ответ
Вопросы и предложения от граждан и юр. лиц , а также предложения по совершенствованнию и функционированию сайта отправлять на e-mail по адресу: memz@memzplant.com
тел. (375 17) 267-00-30 справочная
ИНСТРУКЦИЯ
О порядке работы с обращениями граждан
на УП "МИНСКИЙ ЭЛЕКТРОМЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД"
Глава 1
Общие положения
1. Инструкция о порядке работы с обращениями граждан на УП "МИНСКИЙ ЭЛЕКТРОМЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД" разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6
июня 1996г. "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года "О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики Беларусь по
вопросам рассмотрения обращений граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 189, 2/1089), постановления Совета Министром Республики
Беларусь от 26 мая 2005 года № 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах
по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 87, 5/16014) и Постановления Совета Министров
Республики Беларусь от 16 марта 2005г. № 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005г. № 2 "О совершенствовании работы с населением и
внесении изменений и дополнений в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь".
Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения обращений граждан поступивших в адрес предприятия, порядок ведения делопроизводства по ним, организацию личного
приема граждан, порядок ведения и хранения книги замечаний и предложений.
2. Термины и определения, применяемые в настоящей Инструкции, употребляются в значениях, определенных Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан" и Декретом
Президента Республики Беларусь от 14 января 2005г. № 2 "О совершенствовании работы с населением (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь 2005г. № 1/6166).
Глава 2
Порядок рассмотрения обращений граждан
3. Письменное обращение должно содержать:
Наименование предприятия (должность, фамилия, имя, отчество должностного лица), в которое направляется обращение.
Фамилию, имя, отчество гражданина, данные о его месте жительства и (или) работы (учебы).
Изложение сути обращения.
Личную подпись гражданина.
К письменным обращениям могут прилагаться копии решений (ответов), принятых (данных) ранее по обращениям должностными лицами государственных органов, иных организаций, а
также иные документы, необходимые для рассмотрения обращений.
Письменное обращение, не соответствующее требованиям, указанным в части первой настоящего пункта, могут быть оставлены без рассмотрения с уведомлением граждан в пятидневный
срок о причинах оставления обращения без рассмотрения.
После устранения нарушений граждане вправе вновь обратиться к должностному лицу в установленном порядке.
Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении.
4. Обращения должны быть рассмотрены не позднее одного месяца со дня их регистрации на предприятии, а обращения, не требуемые дополнительного изучения и проверки, - не
позднее 15 дней, если иной срок не установлен законодательными актами Республики Беларусь. При необходимости проведения специальной проверки, запроса дополнительных
материалов или информации срок рассмотрения обращения может быть продлен руководителем предприятия, но не более чем на 1 месяц с одновременным уведомлением об этом
граждан (промежуточный ответ).
При необходимости направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации, срок рассмотрения обращений может быть продлен руководителем
предприятия до шести месяцев с уведомлением об этом заявителя.
5. В случаях, когда поступившие обращения не относятся к компетенции предприятия, либо в них содержатся вопросы, относящиеся к компетенции государственных органов или других
организаций (должностным лицам) по данным обращениям граждан в пятнадцатидневный срок дается ответ с разъяснением, в какой государственный орган иную организацию (к какому
должностному лицу) им необходимо обратиться.
Запрещается передавать жалобы граждан в государственные органы, иные организации (должностным лицам) действия (бездействия) которых обжалуется, за исключением случаев, когда
рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (государственных лиц).
6. Обращения депутатов Палаты представителей и Членов Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь рассматриваются в максимально короткие сроки, а при
необходимости дополнительного изучения или проверки - в течение одного месяца.
7. Письменные обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, относящиеся к компетенции предприятия, приняты необходимые меры и
заявителю письменно дан ответ в сроки, указанные в частях второй и третьей пункта 4 настоящей Инструкции.
8. При рассмотрении обращений граждан должностные лица предприятия обязаны:
- соблюдать требования, установленные действующим законодательством Республики Беларусь об обращениях граждан и настоящей Инструкцией;
- принимать меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений;
- принимать законные и обоснованные решения. Письменно информировать граждан о решениях, принятых по результатам рассмотрения письменных обращений, аргументировать их
принятие;
- разъяснять порядок обжалования решений, принятых по обращениям, в соответствии со статьей 15 Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан";
- принимать в пределах своей компетенции меры по восстановлению прав, свобод и ( или) законных интересов граждан;
- решать в установленном порядке вопросы о привлечении к ответственности лиц, по вине которых допущены нарушения прав, свободы (вши ) законных интересов граждан;
- ежеквартально анализировать и обобщать обращения граждан в целях выявления и своевременного устранения причин, порождающих нарушение прав, свобод и ( или) законных
интересов граждан, совершенствование работы с обращениями граждан.
Глава 3
Организация личного приема граждан
9. Личный прием граждан проводится руководителем предприятия и его заместителями, начальниками подразделений в установленные дни и часы. При отсутствии по уважительным
причинам вышеуказанных должностных лиц, личный прием граждан, осуществляется лицами, исполняющими их обязанности.
Устанавливается место и дата проведения личного приема граждан приказом руководителя предприятия.
10. Должностные лица не вправе отказывать гражданам в личном приеме при их обращениях по вопросам, относящимся к их компетенции.
11. Прием граждан проводится в порядке очередности. Вне очереди принимаются Герои Советского Союза, Герои Социалистического труда, Герои Беларуси, полные кавалеры орденов
Славы, Трудовой Славы, депутаты представителей, члены Совета Республики, Национального собрания Республики Беларусь, а также депутаты местных Советов депутатов, инвалиды
Отечественной войны, инвалиды труда 1-й и 2-й группы, беременные женщины и граждане с малолетними детьми.
12. При осуществлении личного приема граждан для обеспечения квалифицированного решения поставленных вопросов к их рассмотрению могут привлекаться работники структурных
подразделений предприятия.
Запрещается нахождение в помещении, где проводится личный прием граждан, лиц, не имеющих к нему непосредственного отношения.
13. Вопросы, с которыми обращаются граждане, по возможности разрешаются в ходе приема. В случае, если вопрос, изложенный в устном обращении не может быть разрешен во время
личного приема, обращение может быть изложено гражданином в письменной форме и подлежит рассмотрению в порядке установленном настоящей Инструкцией для рассмотрения
письменных обращений граждан. На таких обращениях делается пометка "с личного приема".
14. Если во время личного приема выясняется, что поставленный вопрос не относится к компетенции должностных лиц предприятия гражданину даются разъяснения, в какой
государственный орган или иную организацию (к какому должностному лицу) ему следует обратиться для решения вопроса, изложенного в обращении; по возможности оказывается
содействие в этом.
Глава 4
15. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан несет руководитель предприятия.
Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства. Ведение указанного делопроизводства возлагается на уполномоченных должностных лиц
приказом руководителя предприятия. Уполномоченные должностные лица, руководитель предприятия несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по
обращениям граждан и обязаны систематически проверять порядок ведения указанного делопроизводства принимать меры по совершенствованию этой работы.
16. Все поступившие письменные обращения граждан регистрируются в день поступления в журнале регистрации письменных обращений граждан по форме согласно приложению 3.
Регистрационно-контрольные карточки обращений граждан ведутся по форме согласно приложению 1.
17. Именные пакеты с подписью "лично" передаются адресанту в закрытом виде. Если после вскрытия адресантом пакета в нем окажется обращение, оно передается для регистрации в
порядке установленном настоящей Инструкцией.
18. Конверты от поступивших обращений граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
19. На поступившем обращении в правом нижнем углу или в другом свободном от текста первой страницы ставится регистрационный штамп входящего документа, в котором указываются
дата регистрации и регистрационный индекс.
Регистрационный индекс должен включать первую букву фамилии автора и порядковый номер поступившего обращения, например В-27. Регистрационный индекс коллективных и
анонимных обращений состоит из букв соответственно "Кол" или "Ан" и порядковый номер поступившего обращения (например Кол-14, Ан-15).
На регистрационно-контрольных карточках учета коллективных и анонимных обращений в реквизитах "Фамилия, имя, отчество" соответственно пишется "Анонимное", "Коллективное".
20. При поступлении обращений из Администрации Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, иных
государственных органов и организаций редакций телерадиовещания, газет и журналов в регистрационно-контрольные карточки вносятся реквизиты сопроводительного письма или
поручения адресанта, номер и дата.
21. После регистрации, обращения в этот же день передаются на рассмотрение руководителю предприятия, который определяет конкретного исполнителя, или ответственного за
исполнение (при необходимости проведения комиссионной проверки), порядок и сроки исполнения.
Поручения оформляются на отдельном листе (реферате) в форме резолюции, которая приобщается к обращению.
22. Обращения, направленные вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующие сообщить результаты
рассмотрения, берутся на особый контроль и рассматриваются в срок, указанный ими. Срок рассмотрения таких обращений может быть продлен только этими вышестоящими
государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами).
Поступившее обращение может быть взято на особый контроль по решению руководителя предприятия, при этом в резолюции руководителем проставляется знак контроля "К" или
указывается срок исполнения. На обращениях, взятых на особый контроль, и соответствующих регистрационно-контрольных карточках в правом верхнем углу проставляется штамп "Взято
на контроль".
Обращение граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
Контроль завершается, если все поставленные в обращении вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданину дан ответ в установленные законодательством сроки.
Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает руководитель предприятия.
24. Ответы на обращения граждан даются в пределах компетенции в письменной форме.
В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям граждан, указываются
сведения об уведомлении гражданина с дополнением номера по номенклатуре. Например, 02-2/к-103, где 02-2 -номер дела по номенклатуре; К-103 регистрационный индекс ответа.
25. Повторным обращениям граждан при их поступлении на предприятие в течение года в зависимости от объема документооборота присваивается регистрационный индекс первого
обращения. В правом верхнем углу первой страницы повторного обращения и на регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Повторное" и подбирается вся предшествующая
переписка по данному вопросу за период не более 2-х лет со времени поступления первого обращения.
Повторные обращения (устные или письменные), в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства рассмотрению не подлежат, если по ним имеется
результат исчерпывающих проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке. При этом гражданам письменно сообщается, что повторное обращение необоснованное и
переписка с ним по данному вопросу прекращается.
Решение о прекращении производства по повторным обращениям принимает руководитель предприятия.
26. Ход рассмотрения обращений граждан на предприятии должен быть точно и своевременно отражен в регистрационной базе данных, регистрационно-контрольных карточках,
журналах. На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело. Отметка располагается в
нижнем поле первого листа слева и состоит из слов " В дело", даты и личной подписи должностного лица, принявшего данное решение.
27. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе полученном на личном приеме, а также о результатах рассмотрения замечаний и
предложений граждан, внесенных в книгу замечаний и предложений, возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, для формирования в дело в
соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Каждое обращение и документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторных обращений они подшиваются в данную
группу.
Документы в делах располагаются в соответствии с последовательностью решения вопроса, причем в переписке документ-ответ должен быть подшит за документом- запросом.
28. При формировании дел проверяется правильность направления документа в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неполные и
неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
Формирование и хранение дел у исполнителей не допускается.
29. Дела по обращениям граждан передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.
Срок хранения обращений граждан, материалов связанных с их рассмотрением - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего обращения). По истечении
установленного срока хранения обращения граждан и материалы связанные с их рассмотрением подлежат уничтожению в установленном порядке, определенном республиканским
органом государственного управления по архивам и делопроизводству.
Глава 5
Порядок ведения и хранения книги замечаний и предложений
30. Граждане имеют право в порядке реализации своих конституционных прав, свобод и законных интересов на участие в решении государственных дел обратиться со своими
замечаниями и предложениями посредством их внесения в книгу замечаний и предложений ( далее - книга).
Выдача книги, ее регистрация, ведение, хранение, обмен на новую осуществляется в порядке, установленном постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005
года № 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 года № 2 "О совершенствовании работы с населением и внесении изменений и
дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь 2005г. № 52, 5/15728) и настоящей
Инструкцией.
31. Для ведения и хранения книги руководитель предприятия определяет доступное для населения место и уполномоченное должностное лицо ответственное за ведение книги. Сведения
о местонахождении книги размещается на информационном стенде.
32. Книга предъявляется по первому требованию граждан. Запрещается требовать от гражданина предъявления документа удостоверяющего личность, или объяснения причин,
вызванных необходимостью внесения замечаний и или предложения.
33. В книгу вносятся замечания и предложения граждан о деятельности предприятия, качества производимых (реализуемых) товаров, выполненных работ, оказываемых услуг.
34. Замечания и предложения, изложенные в книге и не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются в течение 15 дней.
При необходимости проведения специальной проверки, получения дополнительной информации директор предприятия может продлить срок рассмотрения замечаний и предложений,
но не более чем на 15 дней с одновременным уведомлением об этом гражданина.
35. Не подлежат обязательному рассмотрению изложенные в книге замечания и предложения по вопросам, не относящимся к деятельности предприятия, жалобы и заявления, для
которых законодательством установлен иной порядок направления и рассмотрения.
Руководитель предприятия (или уполномоченное должностное лицо, ответственное за ведение книги ) в случае отказа в удовлетворении замечания и (или предложения) обязано
письменно информировать об этом гражданина в 15 дневный срок с мотивацией отказа.
36. Отметка о направлении гражданину ответа вносится в книгу не позднее последнего дня срока рассмотрения замечаний и предложений. Копии ответов, информация об отказе в
удовлетворении замечания хранятся вместе с книгой.
При отсутствии фамилии гражданина, данных о его месте жительства и (или) работы письменный ответ не направляется и соответствующая отметка о причинах отказа в удовлетворении
замечаний и (или) предложения вносятся в книгу.
37. Книга ведется до полного заполнения всех страниц, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений информации об их рассмотрении. После ее окончания
ответственные от предприятия за ведение книги, информируют руководителя и в течение 5 календарных дней обращаются в налоговый орган за получением новой книги.
38. В случае полного заполнения всех страниц книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении до истечения календарного года
она хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года передается в архив предприятия и хранится в течение 5 лет.
